La piattaforma informatica utilizzata da CNI S.p.A. per la protocollazione dei documenti in ingresso, include opzioni interamente configurabili per:

– Classificazione,
– Catalogazione,
– Etichettatura,
– Smistamento,

Il sistema gestisce l’intero flusso inbound sia cartaceo che digitale, attraverso soluzioni digitali avanzate che si interfacciano perfettamente con i canali già utilizzati, come e-mail, pec, fax, ed altri.

Tutte le comunicazioni vengono raccolte all’interno di un motore documentale facilmente accessibile dal cliente, basato su sistemi nativamente disponibili di:

– Digitalizzazione industriale,
– Classificazione/indicizzazione,
– Conservazione a norma.

L’uso di algoritmi automatici di classificazione, assicura che i contenuti vengano correttamente posti all’attenzione degli utenti del cliente, in base a criteri di competenza e conoscenza, attraverso il portale web di servizio ed a sistemi di notifica integrati.

L’intero processo è supportato da strumenti all’avanguardia che prevedono anche l’instradamento della documentazione attraverso l’uso di codici a barre, QR-code e data-matrix.

Terminate le fasi di acquisizione e inoltro tramite web, il materiale originale può essere:

restituito all’azienda,
affidato al CNI SpA per la conservazione in uno degli archivi attrezzati,
avviato al macero secondo le vigenti disposizioni di legge.

Inoltre, CNI SpA verifica e certifica la conformità ed autenticità delle copie informatiche all’originale cartaceo, preservando l’efficacia probatoria e il valore legale della posta digitalizzata.